מי אחראי על האתר אחרי שבונה האתרים סיים את העבודה?

האתר החדש שלכם עלה לאוויר. העיצוב נראה מצוין, התוכן במקום והכול עובד. מבחינתכם אפשר לסמן וי על הפרויקט.

ואז, כמה חודשים אחרי ההשקה, מגיע עדכון של WordPress. רישיון של תוסף עומד לפוג. או שטופס יצירת הקשר מפסיק להעביר פניות. אתם מתקשרים למי שבנה את האתר ושומעים: "זה כבר לא חלק מהפרויקט".

לפעמים זה באמת לא כלול בהסכם, ולפעמים פשוט לא החלטתם מראש מי אחראי על מה. בניית אתר ותחזוקת אתר הן שתי עבודות שונות, וכדאי להבין את ההבדל עוד לפני שמתחילות התקלות.

אז בואו נעשה סדר בשאלות שכדאי לשאול כבר ביום ההשקה: מי אחראי על עדכונים, אחסון, רישיונות וגיבויים, איך נראית מסירה מסודרת של אתר וורדפרס, ומה עושים אם אתם רוצים שמישהו אחר ייקח את התחזוקה.

מה בדיוק מסתיים כשפרויקט בניית האתר נגמר?

בפרויקט בנייה יש בדרך כלל היקף עבודה מוגדר: אפיון, עיצוב, פיתוח, הזנת תוכן ראשונית, בדיקות והשקה. בסיום הפרויקט האתר אמור לעמוד בדרישות שנקבעו בהסכם ולפעול בצורה תקינה בהתאם להן.

אבל מכאן והלאה דברים ממשיכים להשתנות: מתפרסמות גרסאות חדשות לוורדפרס ולתוספים, ספקי שירות משנים ממשקים, גרסאות PHP מתעדכנות ופעולות של גולשים מייצרות מידע חדש.

לכן חשוב להפריד בין תיקון ליקוי שנובע מעבודת הבנייה, שאפשר להסדיר במסגרת אחריות הפרויקט, לבין תחזוקה שוטפת של מערכת שכבר עובדת. את ההבדל המדויק קובע ההסכם שלכם עם מי שבנה את האתר, ולא איזו הבטחה כללית שקראתם באינטרנט.

שש שאלות שחייבים לסגור אחרי עליית האתר לאוויר

1. מי מעדכן את WordPress ואת התוספים?

המערכת עצמה, התבנית והתוספים מקבלים עדכונים. חלקם מוסיפים יכולות, חלקם מתקנים תקלות וחלקם סוגרים חולשות אבטחה. אם אין מי שמטפל בעדכונים, האתר עשוי להישאר לאורך זמן עם רכיבים ישנים.

חשוב להגדיר לא רק מי לוחץ על "עדכן", אלא גם מי מכין גיבוי, מי בודק שהתהליכים החשובים ממשיכים לעבוד ומה עושים אם עדכון גרם לתקלה.

על הדרך הזאת כתבתי בנפרד במדריך לעדכון תוספים בוורדפרס.

2. מי אחראי על האחסון והדומיין?

אחסון הוא השרת שבו האתר פועל. הדומיין הוא הכתובת שלו. אלה דברים שונים מהעיצוב ומהפיתוח. כדאי לדעת על שם מי רשום הדומיין, למי יש גישה לחשבון ניהול ה-DNS ומי מקבל הודעות על חידוש תוקף או חיוב שנכשל.

אם הדומיין נמצא בחשבון שאף אחד אצלכם לא מכיר, או שהגישה לשרת תלויה רק בספק לשעבר, מעבר לספק חדש עלול להיות קשה ומיותר. אפשר לעבוד עם ספק שמנהל את הכול, אבל חשוב שהבעלות והגישות יהיו ברורות.

בטוויסט האחסון כלול בשירות התחזוקה שלי, אבל הדומיין הוא נושא נפרד. לפני שמתחילים אני בודק איפה האתר מאוחסן והאם נכון להשאיר את התשתית הקיימת או לבצע מעבר מסודר.

3. מי שומר גיבויים ומי יודע לשחזר?

גם אם חברת האחסון מפעילה גיבוי אוטומטי, צריך לברר באיזו תדירות הוא נשמר, מה הוא כולל וכמה זמן נשמרות גרסאות. חשוב גם לדעת למי מתקשרים אם צריך שחזור ואילו נתונים עלולים ללכת לאיבוד.

האחריות לא מסתיימת בעצם קיום הגיבוי. צריך להבין גם את דרך ההתאוששות, במיוחד באתר שמקבל מידע חדש. הכנתי מדריך לגיבוי ושחזור אתר וורדפרס שמסביר מה חשוב לבדוק.

4. מי מחדש רישיונות לתוספים ולמערכות?

אתרים רבים משתמשים ברכיבי פרימיום. לפעמים הרישיון נרכש על ידי בונה האתר, לפעמים על ידי הלקוח ולפעמים הוא כלול בהסכם שירות. כדאי לברר מי בעל החשבון, מי משלם על החידוש ומה קורה אם מפסיקים לעבוד עם הספק.

תוסף לא בהכרח מפסיק לפעול ברגע שרישיון פג, אבל עלולים להיפגע עדכונים, תמיכה או יכולות אחרות. המצב משתנה מתוסף לתוסף, ולכן חשוב להבין מראש מה נרכש ומה תלוי בחידוש.

בשירות התחזוקה שלי אני דואג גם לחידוש הרישיונות הרלוונטיים לאתר. אם יש רכיב מיוחד שדורש רישיון נפרד, אני בודק את זה לפני שמתחילים, כדי שלא יהיו הפתעות בהמשך.

5. מי מטפל כשמשהו באתר מפסיק לעבוד?

אתם לא רוצים לגלות באמצע קמפיין שאין לכם למי לפנות. הגדירו דרך מסודרת לדיווח על תקלה: למי כותבים, באילו שעות, מה נחשב דחוף ומה כלול בשירות. לא כל אתר צריך מוקד שפועל מסביב לשעון, אבל חשוב לדעת מראש למי פונים ומה אפשר לצפות לקבל.

צריך גם להבחין בין תקלה באתר הקיים לבין בקשה לפיתוח חדש. שינוי מבנה העמודים או פיצ'ר שלא היה בפרויקט הוא בדרך כלל עבודה נפרדת, גם כשיש שירות תחזוקה.

6. מי בודק שהאתר ממשיך להביא פניות או הזמנות?

זה אחד הדברים שבעלי עסקים נוטים לפספס. האתר יכול להיפתח מצוין, ובכל זאת טופס יצירת הקשר לא שולח הודעות או ששדה בקופה מונע מלקוחות להשלים רכישה. אם האתר אמור להביא פניות או הזמנות, לא מספיק לבדוק שהוא פשוט עולה.

כדאי להחליט אילו פעולות באתר הכי חשובות לעסק, איך בודקים אותן ובאיזו תדירות. בטופס יצירת קשר, למשל, לא מספיק לראות הודעת "נשלח בהצלחה". צריך לבדוק שהפנייה באמת הגיעה למייל או למערכת ה-CRM. הסברתי איך עושים את זה במאמר על טופס יצירת קשר שלא שולח מיילים.

רשימת מסירה: מה כדאי לקבל מבונה האתר?

גם אם אתם מתכוונים להמשיך לעבוד עם אותו בונה אתרים, כדאי שיהיה לכם מידע מסודר. לא צריך לקבל עשרות מסמכים, אבל כן לדעת איפה הדברים נמצאים ומי שולט בהם.

• גישת מנהל מתאימה לוורדפרס, עם סיסמה אישית ולא חשבון משותף לכולם.
• מידע על ספק האחסון והיכן מנוהלים גיבויים, כולל הסדרי גישה רלוונטיים.
• פרטי רישום הדומיין והניהול שלו, כולל תאריכי חידוש ואיש קשר.
• רשימת תוספי פרימיום, בעלי רישיונות ותנאי חידוש.
• הסבר קצר על חיבורים חיצוניים: סליקה, דיוור, מערכת CRM, משלוחים או אוטומציות.
• תיאור של עבודות פיתוח מותאמות והיכן נשמר קוד המקור שלהן, לפי ההסכם.
• רשימה של נושאים פתוחים, תקופת אחריות לפרויקט ודרך לדיווח על תקלה.

אין צורך להעביר סיסמאות בגוף הודעת מייל או בקבוצת וואטסאפ. עדיף למסור הרשאות אישיות או להשתמש בדרך מאובטחת להעברת פרטי גישה, ולהסיר גישות של מי שכבר לא צריך אותן.

חייבים להמשיך בתחזוקה דווקא אצל מי שבנה את האתר?

לא. אם האתר בנוי בוורדפרס, אפשר להעביר את התחזוקה גם למפתח או לספק אחר. לפעמים זה קורה כי בונה האתר מעדיף להתמקד בבניית פרויקטים חדשים; לפעמים כי הלקוח רוצה שירות שמתמחה בתחזוקה; ולפעמים כי היחסים עם הספק הקודם פשוט הסתיימו.

מעבר תחזוקה לא צריך להפוך למאבק בין ספקים. קודם בודקים מה יש באתר: גישות, גיבויים, רישיונות, תוספים, תבנית, שרת וחיבורים חשובים. אחרי שמבינים את המצב, אפשר להחליט אם יש בעיות שצריך לפתור לפני תחילת התחזוקה.

אין חובה לבנות אתר מחדש כדי להחליף את מי שמתחזק אותו. אבל באתר עם תשתית לא מתועדת או קוד ישן, ייתכן שתידרש עבודת הכנה לפני שאפשר להתחייב על טיפול שוטף מסודר.

דיברתי על זה גם בסרטון קצר:

הצגת התמלול

לאחרונה כמה אנשים שאלו אותי למה לא לתחזק את האתר לבד. הרי זה לא כזה מסובך.

אז בהחלט, אפשר לתחזק אתר לבד, וזה עדיף מכלום.

אבל הנה כמה סיבות למה כן כדאי לקחת בעל מקצוע בשביל תחזוקת אתר.

הראשונה היא סיכונים.

צריך לדעת מתי לבצע עדכון. לא כל עדכון שיוצא הוא בהכרח יציב, ויש עדכונים שיכולים ליצור בעיות.

מצד שני, יש עדכונים קריטיים שסוגרים פרצות אבטחה וצריך לבצע אותם מהר.

עדכון גם יכול לשבור את מראה האתר או ליצור בעיה בפונקציונליות.

לכן צריך לבצע גיבוי מלא לפני העדכון ולדעת לשחזר את האתר במהירות במידה שמשהו משתבש.

הדבר השני הוא זמן.

תחזוקה צריך לעשות באופן קבוע. מי שזה לא המקצוע שלו נוטה לדחות אותה או לשכוח ממנה, וזה די מובן.

אתם כבעלי עסקים צריכים להתמקד במה שאתם טובים בו ובמה שמקדם את העסק.

כמו שאת המשרד שלכם אתם לא בהכרח מנקים לבד, גם את התחזוקה של האתר אפשר להוריד מכם.

והדבר השלישי הוא כסף.

אתם כבר משלמים על אחסון ועל חידוש רישיונות, ובמקרים רבים חלק מהעלויות האלה כבר כלולות בשירות תחזוקה מקצועי.

אז לסיכום, אם אתם לא מתחזקים את האתר בכלל, תתחילו לעשות תחזוקה, גם אם אתם עושים אותה בעצמכם.

אבל אם אתם רוצים להוריד מכם את האחריות ולדעת שזה נעשה כמו שצריך, בשביל זה יש בעל מקצוע.

איך מעבירים תחזוקת אתר בלי לסכן את מה שכבר עובד?

שלב 1: לא מנתקים את הספק הישן לפני שיש גישה חלופית

קודם מוודאים שיש לכם שליטה בדומיין, בוורדפרס, באחסון ובשירותים הרלוונטיים. שינויי סיסמה או DNS לפני שהתמונה ברורה עלולים להשבית חיבורים פעילים.

שלב 2: בודקים מה מותקן באתר

עוברים על גרסאות, תוספים, תבנית, הגדרות שרת, רישיונות וגיבויים. כאן גם מזהים האם קיימות תקלות שהיו לפני המעבר. זה חשוב כדי שלא יהיה ויכוח אחר כך מה היה המצב בתחילת השירות.

שלב 3: קובעים מה כלול בתחזוקה

בתוכנית השירות מסדירים מראש עדכונים, ניטור, אבטחה, גיבויים, טיפול בתקלות וחידושי רישיונות, ומציינים בנפרד עבודות פיתוח או בדיקות מיוחדות. כך יודעים מה כלול ולא מגלים את ההבדלים באמצע תקלה. אפשר להעמיק גם במדריך מחירי התחזוקה שלי.

שלב 4: מתכננים מעבר בלי לפגוע בפעילות

אם צריך להעביר אחסון, עושים זאת בצורה מסודרת עם גיבוי, בדיקות ומועד מתאים. אם לא צריך מעבר שרת, אין סיבה לבצע אותו רק מפני שהתחלף איש המקצוע. המטרה היא לצמצם שינויים מיותרים.

שלב 5: ממשיכים לעקוב אחרי האתר

גם אחרי שהתחזוקה עברה לספק אחר, כדאי לוודא שההתראות, הגיבויים, הטפסים והחיבורים מתפקדים. בימים הראשונים למעבר חשוב במיוחד לבדוק שלא חסרה גישה או שלא נשאר חיבור שמבוסס על חשבון שכבר נסגר.

ומה אם בונה האתרים מבקש לשמור אצלו את הלקוח?

זו נקודה שחשובה במיוחד לבוני אתרים שמחפשים פתרון תחזוקה ללקוחות שלהם. יש בוני אתרים שאוהבים לאפיין ולעצב, אבל מעדיפים לא להתעסק לאורך שנים עם עדכונים, גיבויים ותקלות. זה לגמרי הגיוני: אלה תחומי עבודה שונים.

בטוויסט אני נותן שירות תחזוקת אתרי WordPress גם לאתרים שבנו מפתחים אחרים. בונה אתרים שמפנה אליי לקוח יכול להמשיך להתמקד בפרויקטים חדשים, בזמן שאני דואג לתחזוקה. הלקוחות שהוא מפנה אליי נשארים שלו: אם הם צריכים אתר חדש או פרויקט בנייה נוסף, אני מפנה אותם אליו בחזרה. רוצים לבדוק שיתוף פעולה כזה? דברו איתי.

ככה בעל האתר מקבל תחזוקה מסודרת, ובונה האתרים ממשיך להתמקד בבניית אתרים.

שאלות נפוצות על אחריות ותחזוקה אחרי בניית אתר

האם מי שבנה לי את האתר חייב לתחזק אותו בחינם?

לא בהכרח. זה תלוי בהסכם, בהתחייבויות שניתנו ובסוג הבעיה. כדאי להפריד בין ליקוי שקיים בעבודת הבנייה לבין עדכון, אבטחה או תקלה שנוצרו חודשים לאחר ההשקה. אם יש מחלוקת על התחייבות חוזית, כדאי להסתמך על ההסכם ולא על כלל גורף.

האם אפשר להעביר רק את התחזוקה ולהשאיר את האחסון במקום?

לעיתים כן. תחזוקה ואחסון הם שירותים שונים, ואפשר לטפל באתר גם בלי להעביר את השרת, בהתאם לגישה ולאיכות התשתית הקיימת. אם יש בעיית אבטחה או ביצועים משמעותית באחסון, אולי יהיה כדאי לשקול מעבר.

אם התוסף נקנה על חשבון בונה האתר, הוא נשאר שלי?

זה תלוי בתנאי הרישיון ובהסכם. ייתכן שתקבלו זכות שימוש כל עוד השירות פעיל, וייתכן שיידרש רישיון נפרד אם עוברים לספק אחר. לכן חשוב לברר את הנושא מראש.

אפשר לקבל תחזוקה לאתר שבנוי באלמנטור?

כן, אם הוא בנוי על WordPress. Elementor הוא רק אחד הרכיבים באתר, וצריך לבדוק גם תבנית, תוספים, אחסון וחיבורים. בטוויסט אני בודק את המכלול לפני שמתחילים.

האם תחזוקה כוללת גם העלאת מאמרים או בניית עמודים חדשים?

תחזוקה נועדה קודם כול לשמור על האתר הקיים. בטוויסט אני משתדל להיות גמיש ולעזור גם בשינויים קטנים כשזה מתאפשר, אבל אין במסגרת השירות התחייבות לשעות פיתוח. בניית עמודים חדשים או שינויים משמעותיים מתומחרים בנפרד.

בנו לכם אתר. עכשיו צריך גם לדאוג לו

אתר טוב לא נגמר ביום ההשקה. הוא ממשיך לשרת לקוחות, לקלוט פניות ולפעמים גם לנהל מכירות. בשביל שזה יקרה לאורך זמן, צריך להגדיר מי אחראי על הפעילות שלו.

אם אין לכם תשובה ברורה לשאלה הזאת, אני מזמין אתכם לדבר איתי על תחזוקת האתר. אבדוק מה מצב האתר, אסביר מה כדאי לטפל בו ואציע איך ממשיכים מכאן, גם אם מישהו אחר בנה אותו.